休憩室：表計算ソフトウエア考

毎日の様に使っている表計算ソフトウエアをフルに活用して報告書を週末作成していたのですが、“表計算ソフトの功罪“という罠にはまってしまいました。

特に複数の部署や人員を介しての作業は顕著な傾向が出ます。様々なセミナーで、「表計算ソフトの誤りでどれだけ損失が出ている」といった統計まででてると聞いていましたが、なるほどと思った週末でした。

・欠点

① 「いくつもの真実」が生まれてしまう。

・一貫性を維持することが困難。

・内部統制上の問題となる

② エラーが発生しやすい。

・引き継ぎが困難。

・ルールの統一と監視が必要

・利点

① 普及率が高い。

・全員が使える環境にある。

② ユーザビリティが高い。

・優れたインターフェース

表計算ソフトをベースとした報告形態では、管理者は監視と管理のふたつの事柄に注目します。内容に不備があれば、管理指標に齟齬が生じ使い物にならないプロセスになります。

・監視（モニタリング）：報告される内容が正確であるか精査する。

・レポート、分析、アラーム/アラート

・管理（マネージメント）：報告結果を利用。

・意志決定支援、シュミレーション

・自動化（課題）

多くの企業では、未だに自動化がされていないのではないでしょうか？

その場合、以下の方法で対応されてはどうかと思います。

①短期的な解決策

・主要KPIに作成者は注目し責任を持った発表を行わせる。

・複数の人間による確認。（事業部長、営業責任者など）

・主要KPIを自身で作成する。（誤りに気がつきます。）

本来なら、異常値やアラートで気が付き、ドリルダウン機能で詳細を確認する。システム化されていなければ大変な作業になるので、せめて、主要KPIだけはおさえておく。

②長期的課題

・情報活用基盤整備

・目的の明確化（部分最適から全体最適に移行）

・統制、セキュリティ

・生産性の向上

・コスト削減

企業の保有するデータの80%はメタデータと言われています。これらを活用する基盤整備、基盤から生み出される各種分析結果や指標をきちっとして目的に合わせて、情報設計とプロセス設計を行う。

そして、忘れてはならないのは、統制とセキュリティ、生産性とコスト削減につながるという視点を合わせれば、精度の高い報告書や誤りを軽減するプロセス作りが可能となると思います。

雑感：貢献度一番は、2台のPCと大型ディスプレイであったのかもしれません。